软件使用率不足60%：企业资源浪费的隐形杀手

软件使用率不足60%：企业资源浪费的隐形杀手

作为一名在企业信息化领域深耕多年的项目负责人，我经常会遇到这样的问题：公司投入了大量的资源去采购和部署软件系统，但实际使用率却不到60%。这不是一个简单的数据问题，而是一个深层次的效率与安全风险问题。我们常常忽略了这样一个现实：软件的低使用率不仅意味着人力、财力的浪费，更可能成为企业面临安全威胁的隐患。

在实际工作中，我曾亲眼见证一家企业因部分软件使用率低而遭受灾难性后果。他们购买了一套企业级的数据管理平台，但因为业务部门对使用流程不熟悉、培训不到位，导致这个系统在很长一段时间内处于“空转”状态，不仅浪费了数百万的采购成本，还在一次数据泄露事件后暴露了系统配置错误、权限管理混乱等深层次问题。这种情况在当今企业中其实并不少见，是在软件采购过程中，经常遇到盲目采购、缺乏评估、配置不合理、培训不足等问题。

一、问题根源：软件使用率低的背后

企业使用率低的原因多种多样。首先是需求调研不充分。很多企业在采购软件时，仅凭市场广告或同行推荐就下单，导致软件功能与实际业务需求严重脱节。其次是用户体验差，部分软件界面复杂、操作门槛高，员工使用起来困难重重，干脆弃用。再者是资源分配不当，部分企业投入了大量资金采购软硬件，却没有配套的运维团队或安全策略，最终软件成了“摆设”。

我曾在一家制造企业任职，他们采购了一套ERP系统，但系统上线后，业务部门发现大量功能无法使用，最终只能依靠传统的手工方式来处理事务。这不仅影响了效率，还在一次内部审计中暴露了关键业务数据未被及时录入，导致审计结果严重失真。这种低使用率的问题，早已不再是单纯的“功能不匹配”，而是对软件安全性与系统稳定性的严重破坏。

二、安全威胁：隐藏在使用率背后的防线

当软件使用率低于60%，其隐藏的风险不容小觑。研究表明，未充分利用的软件往往意味着安全漏洞未被修复、更新未及时进行、权限未合理划分，这些都会给企业带来额外的安全威胁。

2025年的一项由国际网络安全机构发布的《企业软件安全风险分析报告》指出，软件使用率不足40%的企业，其数据泄露风险比使用率高于80%的机构高出130%以上。数据泄露的原因往往不是外部攻击，而是内部管理、软件配置、权限设置等方面的疏忽。

比如，有些企业虽然部署了防火墙、系统监控等安全工具，但由于在实际使用中没有明确划分访问权限，导致员工可随意访问非授权数据。还有的软件没有最佳实践进行定期更新，导致黑客已知漏洞入侵系统。这些情况都是软件低使用率引起的安全连锁反应。

三、防护方案：如何提升软件使用率与安全性

提升软件使用率和安全性，需要从根源入手，重点在于制度建设、技术优化、人员培训这三个方面。

1. 制度建设：从采购到评估的全生命周期管理

企业在采购软件时，不能只看价格和功能，更应注重适配性与长期运维成本。建立统一的软件评估机制，包括需求匹配度、性价比、用户体验、安全性能等维度。2025年，数字化转型的加速，一些大型企业管理者已经开始将软件使用率与安全性能作为采购评估的重要指标。

2. 技术优化：定制化与自动化并举

软件使用率低往往是因为功能过于复杂，企业无法快速上手。2025年的安全专家，企业在部署软件时应结合定制化设置与自动化工作流，降低员工的学习成本。API接口整合多个系统，减少重复数据操作，提升整体效率与安全性。

还借助身份权限管理系统，对不同岗位设置不同的访问级别，防止越权访问和敏感数据泄露。这样的技术优化，既能提升使用率，又能加固安全防线。

3. 人员培训：掌握使用技巧，理解安全关键

再好的软件，如果没有人懂，也形同虚设。2025年，越来越多的科技公司推出了嵌入式培训模块，企业在部署系统后，结合用户行为数据进行针对性培训，确保员工真正掌握软件的使用方法和安全规范。

我曾在一个项目中推动实施了软件使用情况跟踪系统，记录员工操作路径、功能调用频率、数据访问行为等信息，帮助企业识别哪些功能被频繁使用、哪些模块从未被访问。这才真正找到了提升使用率的关键路径。

四、安全性验证：从部署到运维的闭环管理

软件的使用率提升了，并不代表安全性就得到了保障。必须建立一套完整的安全性验证流程，确保软件在使用过程中持续符合安全规范。

2025年发布的《企业信息安全实施指南》中提到，企业应建立**“软件使用即安全”的理念**，即在 deploying（部署）之后，根据实际使用情况动态调整安全策略。某个模块长期未被使用，考虑关闭其权限或移除其访问通道，从源头减少安全风险。

强化系统日志分析也能有效识别异常行为。分析员工的使用记录，发现是否有未授权的数据访问、异常登录行为等，提前预警。这不仅仅是提升了使用率，更是将软件使用与信息安全紧密挂钩。

五、真实案例：警惕“闲置软件”中的安全黑洞

2025年，某电子商务企业在数字化升级中，采购了一套客户关系管理（CRM）系统，但因为业务部门觉得操作复杂，最终只部分使用，重点放在资料录入和报表生成上。三个月后，系统遭遇了一次内部数据泄露事件，造成客户信息外泄，严重影响了企业声誉。

事后分析发现，泄露的原因为该系统中一个未被使用的模块——文件共享中心，其权限设定未被合理关闭，导致部分员工误操作或恶意篡改了客户隐私数据。这一事件不仅展示了软件低使用率的风险，也提醒我们：软件的每一个功能模块，都可能是安全风险的源头。

六、结语：让软件真正为业务服务

软件使用率不足60%的问题，不只是效率低下，更可能是一把悬在企业头顶的达摩克利斯之剑。2025年，数字化转型的深入，企业需要更加重视软件的使用情况与安全性能之间的平衡。

我们不能再把软件仅仅当作工具，而应将其视为业务与安全的有机体。只有在提升使用率保安全机制的完善，才能真正发挥软件的效率和价值。作为技术人员，我们的责任不仅是部署系统，更是推动软件的有效使用与安全维护。

gofarlic的案例证明，忽视软件使用率，就等于在开一扇安全的门。企业要想在技术竞争中立于不败之地，必须从源头把控软件的利用率与安全性，打造真正的技术护城河。