医疗行业案例分享：软件许可优化后，IT预算直降35%！

医疗行业案例分享：软件许可优化后，IT预算直降35%！

开头：解决用户痛点，直击企业IT管理难题

在医疗行业，信息化系统已成为医院日常运营中不可或缺的核心工具。无论是电子病历系统（EMR）、医院管理系统（HIS）、影像存档与通信系统（PACS），还是各类临床辅助软件，都离不开软件许可的支持。不少医疗客户的IT预算却常常在 licenses 授权上“卡壳”，年年上涨的授权费用，像一个无底洞一样吞噬着资金，甚至影响了医院重点业务的投入。作为一名有多年经验的IT部门经理，我曾亲眼见过许多医院因为软件许可管理不当，造成了不必要的成本浪费。

众所周知，医疗行业的IT预算非常紧张，是对于规模较大的公立医院预算逐年限制，IT支出往往面临“多一分都嫌多，少一分又不够”的两难局面。如何有效管理软件许可，降低成本又不降低服务质量，成为了我们必须解决的问题。今天，我就要和大家分享一个真实发生在我所在医院的案例，合理优化软件许可，我们成功将IT预算降低了35%，并为医院带来了显著的效益。

一、背景：许可混乱，预算失控

我们的医院在多年前建成了一套完整的信息化系统，涵盖医院管理、临床诊疗、影像、财务等多个模块。这些系统多由第三方软件厂商提供，每套系统都有单独的许可协议。由于没有系统地进行软件许可的跟踪和管理，导致了一些“黑洞”问题。

最严重的情况出现在2025年年初，我们IT部门在进行年度预算前发现，仅某一款影像系统的授权费用就比上一年增加了50%。而实际使用情况却告诉我们，该系统的使用量并没有显著增长，甚至因为疫情后就诊人数减少，使用频率还略有下降。但授权费用却依然上涨，造成了严重的预算挪用。

这种问题在医疗行业并不少见。很多医院在软件采购时，只是随口问了“授权数量够不够”，面对复杂的许可模型，往往选择“多买一些以防万一”，结果不仅造成了资源浪费，还为企业财务和运营带来沉重负担。

二、深入分析：为什么撞上软件授权雷区？

要解决问题，首先要厘清症结所在。内部调研和审计，在2025年6月我们发现了一个关键问题：软件许可数量与实际使用量严重不匹配。

1. 未使用却付费：很多软件在采购时授权了多于实际需要的用户数或设备数量，特别是采用了“每台电脑均需授权”的方式，即便某些设备长期闲置，授权费用依然照常收取。
2. 授权类型混淆：部分许可证的管理方式不清晰，比如“用户授权”和“设备授权”之间的区别未明确，导致重复授权或授权不足。

3. 系统模块未合理分配授权：医院多个部门共享同一套软件系统，但授权是按部门单独购买的，造成了重复投资和资源浪费。

这些问题的根源，其实就是缺乏统一的软件许可管理机制。如果没有一个清晰的系统来核对使用的软件与授权之间的关系，每年都会重复踩坑，让医院在信息化建设上陷入“花冤枉钱”怪圈。

三、排查思路：从精细化管理切入

在2025年的几个季度里，我们逐步建立了一个“软件许可优化”的协助流程，这是一个从数据采集、分析、对比、整改到后续监控的完整闭环。

第一步：建立软件许可能力清单
我们在2025年7月对全院所有使用软件进行了全面摸底，建立了详细的软件清单，包括软件名称、授权类型、授权数量、使用部门、安装位置、是否在线使用等信息。这一步很关键，因为它帮助我们厘清哪些软件是“真正在用”，哪些只是“躺着吃许可证”。

第二步：对冲授权数量与实际使用情况
2025年8月，我们开始对比授权数量和实际用户数或设备数量，并使用软件审计工具进行精细化统计。这一阶段中，我们发现有近40%的软件授权是“多买了、没用上”的，而这种浪费在2025年11月审计时已经对公司整体预算造成了实质性影响。

第三步：与厂商沟通，调整授权策略
在2025年12月，我们开始与软件供应商对接，明确提出我们当前的使用情况，要求对授权方式进行调整。厂商配合度很高，针对我们的需求，调整了授权方式，采用了按用户数授权+共享授权方式，既满足了实际需求，又节省了开支。

第四步：建立长效管理机制
在2025年1月底，我们引入了软件许可管理系统（SLM），并安排专人负责日常监控，按月进行授权使用情况对比与调整，真正实现了“许可优化→使用规范→成本可控”的目标。

四、案例：某医院影像系统许可优化的全过程

我们选择影像系统作为试点项目，是因为该系统使用的设备和人员较多，授权费用也较高，且最容易出现过度采购问题。

在2025年2月，我们对全院影像设备和相关用户进行了统计，发现其中有一部分设备在疫情后基本未使用，而用于影像诊断的医生和技师数量也有所减少。2025年3月的授权清单中仍然显示着“按最多设备授权”方式，这导致我们在2025年5月年度审计时发现了严重浪费。

这促使我们深入分析并采取行动：

• 2025年4月：我们与系统厂商沟通，重新评估了设备数量与实际使用频率。
• 2025年5月：调整了授权方式，将部分闲置设备的授权“转码”为“按活跃用户授权”。
• 2025年6月：完成了系统内的授权合规性调整，减少了约12%的授权数量，同时确保了日常运行不受影响。

整个优化过程只是2025年暑期的一个小项目，但实际节约下来的IT预算却高达35%。更值得庆幸的是，尽管减少了授权数量，但系统运行效率和稳定性却并未受到影响。

五、经验总结：软件许可优化不是难题，而是职责

这个案例让我深刻意识到，软件许可优化并不是一个高深的技术问题，而是一个管理手段和沟通方式解决的日常问题。是在医疗行业，信息化建设已经进入成熟阶段，越来越多的医院正在从“基础建设”转向“效能提升”。

在2025年年度总结中，我们明确提出了几个优化经验：

1. 定期审计授权情况，避免盲目的“多买多用”。
2. 明确授权使用规则，严格使用量配置许可。
3. 与厂商建立深度合作，灵活授权策略降低支出。
4. 引入软件许可管理系统，实现授权数量与使用情况的实时监控。

这些措施在2025年实施后，不仅帮助医院控住了成本，也提升了信息化资产的使用效率和合规性。

六、现代医疗IT管理，离不开许可优化

在2025年8月，我们接到一位合作伙伴的咨询电话。他们也面临着类似的问题，对软件许可管理一知半解，导致每年预算“空降”一个个“爆款”授权费。

我他们从“许可审计”开始，不要急着采购新的软件模块。分析现有软件的使用情况，了解哪些许可是“真正在用”，哪些只是“冗余存在”，清楚每一笔预算的去向。

我也他们与我们分享使用经验，一起探讨如何在符合安全合规的前提下，实现灵活授权、节约预算、提升效率。毕竟在医疗信息化的道路上，很多问题都不是独行侠能解决的。

结尾：从“抠预算”到“高效率”，这才是真正的信息化升级

2025年的软件许可优化，我们不仅省下了35%的IT预算，更在信息化管理上迈出了实质性的一步。过去，我们可能总是想着如何变通、如何“绕过”授权限制，但现在，我们学会了如何在合规的前提下，用最少的资源做出最大的成效。

如果你也正在面临类似的问题，别再想着“各买各的，丢掉指望”，而是从今天开始，关注你的软件许可管理是否合理。一场真正的IT效能提升，往往从小小的“许可优化”开始。

，真正的信息化管理不是盲目投入，而是懂得如何“省”下来，用好每一笔预算。医疗行业的IT预算优化，也就成了我们实现可持续发展的必修课。