企业软件成本失控？5步许可优化法，让每一分钱都物尽其用！

钱呢？企业买了正版软件、租了云服务，账单却莫名其妙地暴涨。到底钱花哪里去了？今天我作为一名老IT顾问，就来给你把把脉，开个方子。

你肯定听过这种说法：软件是企业的命脉，买软件就得用上几年不变，爽啊。其实，大错特错！我见过不少企业，以为买断制软件一次花钱就万事大吉，结果因为自己用不对、管不好，最后花出去的钱比预期得多了好几倍。有的企业人员膨胀后，软件许可证买的比实际用的人还多一半，这一下子就是好几十万的冤枉钱！

我干了十八年IT顾问，接手了数百家企业信息化建设，多少搞过浪费，但最让我心疼的还不是花出去多少钱，而是看到企业为了省钱或临时乱采购，弄得个三年前的过时软件和最新技术混着用，简直要把整个IT系统拖进坟墓。

咱们首先得搞清楚，软件成本失控到底从哪儿来的！

一、常见误解：以为买了就是永久使用权的几种坑人定律

1. 旧思维症：以为一次付费终身使用权

很多公司以为：我把钱付了，这软件就吃一辈子了，用多少年都行。我说你醒醒吧，现在软件定价早就变了！我给你说个夸张点的地摊故事：现在手机APP的免费使用要绑广告，高端服务才付费。你看看软件行业，当年卖许可证的模式早就该扔垃圾桶了！

从SaaS云服务变成按需付费，软件厂商都学会了一招：昨天还卖大包装，今天收云账号费，昨天卖年费会员，今天又收专业模块费。我早年就见客户把上世纪的东西当宝贝，结果现在人家许可价一个上线许可证都顶我一把年纪买的高级正版许可证！

1. 分散采购症：老板喜欢按需选，乱七八糟没边

有些中小企业的老板很喜欢说"随叫随到，灵活机动"，采购软件完全凭感觉，同事需要买，预算说行就给。我不是说不要灵活，问题是往往你买了十好几款软件，各自算账，却不知道这些软件能不能兼容、能不能毫无缝贯打通。

我见过一家小公司同时用了三个客户关系管理系统，以为哪个好就换哪个，结果各自数据之间无缝对接不了，销售数据汇报全乱套。你告诉我这钱花得值不值？

1. **管理员弱智：以为自己会，实际上什么都来？

如果企业IT管理员自己真的什么都会，我还真不好意思在这班门弄斧。但现实是，你看看那些刚成立不久的公司，随便一个业务员写个小程序，自以为是内部开发？请问你开发的99%的内容，最后结果是——不得不去买别人已经做好的通用软件权限。以为自己能搞定，结果往往是个双输。

1. 管理漏洞：没管理好许可证使用，数据看不懂

有些公司配置了较高的软件许可证，其位置在办公室或服务区，只有少数专业人员能使用。里面是本来就困真正的管理人员使用，还是为借口把使用范围拉得更广？根本原因在于，你没能把许可证使用据实际情况进行实时监管。

**二、我教你五步许可优化法，让才能有效降低软件使用成本】

管理软件成本有诀窍，主要是基于现状数据和你的实际需求来确定，而不是按想象或别人的模板来乱点。我这套许可优化法好用接地气，一学就会！

第一步：搞清家底，知道花边里捞钱

在进行优化前，必须清楚掌握本企业到底买了多少软件，每个软件几许可证、许可证有效期还有多久、分别是谁在管、用户买得起否、功能用不用得上。不把这些摸清楚，你压根就不知道沙子里有多黄金。

花一天时间，把你现在所有软件一笔一笔列清楚。如果你说你干不了，电话里我不忍心怼你，直接花钱买服务就是为省钱啊！

第二步：清理无效或过期软件，没用就砍、用不上的必删

挺多数不清、用不上、过期了你都忘了的东西很容易堆积在那里。在我们经历的一家制造企业中，居然有18种库存管理系统！再一问具体用哪，不到一半的企业部门真正用了这些许可证，剩下的是不是就是花钱买"舒服"啊？

很多人以为：这个软件不用了不需要保密，随便删了。这话差远着两千多个字没写完，但软件许许可证往往涉及账户、密码等重要信息，你随意删，万一公司网站用到那又麻烦了。要你把申请过程填制一份表格，非必要不用就删除。

第三法：动态管理、服务预算结合，灵活定价法

固定块钱买魔方软件，然后用多少人都一样贵，这明显不划算嘛！现在很多软件公司支持你按需付费，你用3台权限就行，没必要撑死以后执行，先用免费的试试水，等到真要进来，再选付费版合算。

举个例子：两个大公司主在咖啡厅聊天，都说要加功能、用联动、升级系统，我想说，怕怕代表就俩字！一位公司说，我现在业务增长快，就按每月付费的模式，比硬往许可证里填人划算；另一位说先用开源工具撑着，等爬到一定水平再进口高价值软件，那才是真正的省钱之道。

第四部分：整合平台、连接软件、资源共享

如果企业内各种软件断了线，文件数据流转不起来，那就前面花再大的冤枉也停不下来。有人可能不知道，其实有许多专业平台能够整合多个软件的应用数据和服务接口，相当于你买了许个套软件系统，却只花普通价格就互联起来了。

拿个小型外贸公司为例：他们有ERP、CRM、订单处理系统各一款，每天加班加点一个一个地方导入导出数据。后来采购了一个整合平台，所有系统一个统一的权限认证，一张报表拉进来就能展示全年数据。你算总账不摩登不灵？

第五部曲：持续优化，循环策略做后盾

软件和公司业务会变化，今天可行的优化方式，明天也许不适用了。我给你这：用信息化监测工具持续观察你在的行业许可价格、你公司授权下来的版本使用情况、新的替代产品出现与否，及时调整才是真正的省钱王道。

每季度作一次分析，看预算执行，什么地方用得太多，要调整分配。年终做总结，优化效果多大，知识储备有多少提升，这才是专业人士才对软件管理的正确认知。

还是那句话：管理员不忙，说明你之前的优化工作还不够擦边球；管理员不会删无效软件，也说明你的自我管理还有提升空间。软件管理不是蛮干，不是你有几套、有几个许可证就算几个天下间，而是要用数据说话，这才是真正省钱的根本之道。

结语：真正的许可优化，是把隐性的成本显性化

今天我们在讲授权，讲的其实是把以前看不见的成本全都看得见，然后才能知道每个钱花得值不值。很多公司不是不想省，而是一时半会儿真不知道省哪里、怎么省。

希望今天能帮助你在信息化浪潮中，把控住每次出手的关键。今天不优化，明天就是人血馒头吃到下肚，你真想那样吗？

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